Nieuws van de Korenfederatie

Jaarvergadering 2022

Het bestuur van de Apeldoornse Koren Federatie nodigt u uit voor de jaarlijkse ledenvergadering op zaterdag 2 mei 2022 van 10.00 tot 12.00 uur. Inloop met koffie/thee vanaf 09.30 uur. De vergadering vindt plaats in het wijkcentrum Orca, Germanenlaan 360, Apeldoorn


Agenda

  • Opening door de voorzitter
  • Vaststelling van de agenda
  • Ingekomen/Uitgaande post
  • Notulen vorige jaarvergadering (1 mei 2021) (zie bijlage A).
    • Goedkeuring
  • Jaarverslagen 2021
    • Jaarverslag 2021 (zie bijlage B).
    • Financiële jaarrekening 2021 (zie bijlage C).
    • Oordeel financiële controlecommissie (mondeling door de kascommissie)
      De kascontrolecommissie bestaat uit: Joke Dehnen (Muziektheater Apeldoorn) en Gonny Janssen (Nederlandse Vereniging voor de Volkszang)
  • Benoeming nieuw lid kascommissie
  • Begroting 2022 (zie bijlage B).
  • Beleidsplan/werkplan/actieplan (zie bijlage D).
    • Platform Amateurkunst Apeldoorn
    • Samenwerking AKF – AMF
    • Contacten met de gemeente Apeldoorn
    • Stand van zaken bij WBTR en UBO en eHerkenning
    • Website en korengids
  • Bestuur
    • Het bestuur van de federatie bestaat nu uit
      Ronald Berkhoff, voorzitter, benoemd 22-4-2018, herbenoemd in 2021
      Fried Zwerver-Bakker, secretaris, benoemd 12-10-2015, aftredend in 2022
      Cor van der Zijden, penningmeester, benoemd in 1-2-2019, aftredend in 2022
  • Fried Zwerver wil aftreden als secretaris maar wil herkozen worden als bestuurslid
  • Cor van der Zijden is herbenoembaar en blijft dan de functie van penningmeester vervullen
  • Het bestuur wil graag een nieuw bestuurslid als secretaris verwelkomen.
  • Wat verder ter tafel komt/ Rondvraag
  • Sluiting

Bijlage A

Notulen van de jaarlijkse ledenvergadering op 1 mei 2021 (concept)

Aanwezig: De Stem, Ronald Berkhoff; The College Barbers Cor van der Zijden; Muziek Theater Apeldoorn Fried Zwerver-Bakker; En Suite Apeldoorn Joke Botman; Novo Cantare Marja Wijnholds; Volkszang Apeldoorn Lenie van Maanen; SOS Matrozen Koor Evert Zijlstra, Martin Disselbloem; Musesi Auke Nammensma.

Afwezig met kennisgeving: Veluwse Cantorij Sjoerd de Haan. Mevrouw Joke Dehnen (Muziektheater Apeldoorn), 2epersoon in de Kascommissie heeft zich afgemeld voor deze vergadering.

Afwezig zonder kennisgeving: 46 koren.

Deze Algemene Jaarvergadering is in “coronatijd” en wordt via Zoom gehouden.

  1. Opening De voorzitter Ronald Berkhoff, opent deze zoom-sessie met een uitgebreide inleiding, het blijft nog steeds een bijzondere tijd, Coronatijd, voor veel koren een lastige tijd, die met veel planning, ideeën en vooral veel energie voor de koren opgelost moest worden. In de loop van het jaar is er wel veel gewerkt via zoom-sessies.
  2. Ingekomen post: Diverse nieuwsbrieven van KBZON; Van mevrouw Yvonne Janssen (Ons Koor) kwam de vraag of een Algemene Ledenvergadering wel kon uitgesteld; Overdragen van het secretariaat bij Bel Canto.
    Uitgaande post: Antwoord op de vraag van mevrouw Yvonne Janssen.
  1. Notulen vorige Algemene Jaarvergadering (1 augustus 2020)
    De notulen akkoord bevonden.
  1. Jaarverslagen 2020

Jaaroverzicht: Verslag secretaris goed bevonden.

Financiële jaarrekening 2020: De penningmeester vraagt of er vragen zijn naar aanleiding van dit verslag.

In dit verslag is te zien dat het aantal betalende koren is teruggelopen ten aanzien van 2019 door wellicht de corona-pandemie. Voor koren die in de problemen wellicht zijn gekomen is een reservering gemaakt voor een noodfonds. Wellicht zijn er koren die hier gebruik van gaan maken. Vergadering is gevraagd hiermee akkoord te gaan. De begroting werd goedgekeurd.

Financiële controlecommissie: Deze was de leden reeds toegestuurd, maar mevrouw Joke Dehnen heeft verzocht deze verklaring toch voor te laten lezen. De secretaris heeft zich van deze taak gekweten.

Complimenten waren er voor de penningmeester, prima boekhouding.

Kascommissie 2022: De zittende Kascommissie werd bedankt voor hun bijdrage, de heer Dinand de Vries (Gelders Politie mannenkoor), mevrouw Joke Dehnen (Muziek Theater Apeldoorn), Gonny Janssen, reservekantidaat (Volkszang Apeldoorn). Mevrouw Joke Dehnen (Muziektheater Apeldoorn) en Gonny Janssen (Volkszang Apeldoorn) zijn de dames in de nieuwe Kascommissie, mevrouw Lenie van Maanen (Volkszang Apeldoorn) wordt reserve-kandidaat.

  1. Beleidsplan/werkplan/actieplan 2020

Voorzitter Ronald legt uit dat er dit jaar erg veel tijd is besteed aan het Platform Amateurkunst Apeldoorn. We konden immers als bestuur geen koren bezoeken met leuke boodschappen.

Het Platform moet zorgen voor verbinding tussen alle cultuurdisciplines in Apeldoorn, de koren, de muziekverenigingen en andere cultuurvormen. De gemeente Apeldoorn is zeer betrokken bij dit Platform en financiert dit initiatief. Iedereen kan zich aanmelden voor de website waar je letterlijk alles op kwijt kan: je concerten, waar je oefenruimte bezoekt, anekdotes over je vereniging. Waar je breed kan zeggen wat de structuur van je vereniging is. Zoek je een dirigent of pianist, zet het op deze website.

Het platform is verder met de gemeente in gesprek over optreden in de openbare ruimte, zo wordt gesproken over de regels die daarvoor zullen gelden.

Het platform is ook bezig met een promofilm en verzoekt eenieder om bestaande korte promofilmpjes aan te leveren. Insturen voorlopig aan secretaris Apeldoornse Koren Federatie.

De heer Evert Zijlstra (SOS Matrozenkoor) merkt hierbij op: wanneer je optreedt in de openbare ruimte moet je je wel aanmelden bij de gemeente, dit ter voorkoming dat dit optreden als een evenement wordt betiteld, dat is in deze coronatijd namelijk erg gebonden aan de regels.

  1. Bestuursverkiezing

Benoemd in:        Aftredend in:
2018                2021 Ronald Berkhoff – voorzitter: herkiesbaar
2019                2022 Cor van der Zijden – penningmeester
2013                2022 Fried Zwerver – secretaris

Wederom is de vraag gesteld aan de leden om zitting te nemen in het bestuur.
Gelukkig voor de Federatie is de heer Ronald Berkhoff herkozen als voorzitter. Dit werd beloond met een mooie bos bloemen.

Samenwerkingsverband met de Apeldoornse Muziek Federatie

De samenwerking is vooralsnog geen fusie. Wel worden de notulen over en weer gedeeld. Door de coronatijd is er geen uitgebreide vergadering meer geweest, ook niet online.

  1. De korengids

Auke Nammensma (Musesi): blijven wij wel onze Federatie website houden? Jazeker zegt Ronald maar wij vragen wel aan de leden of er iemand is die zich als een echte webmaster wil aanmelden. Op dit moment houden we de website bij wanneer we input krijgen zoals wijzigingen in NAW-gegevens.

  1. Rondvraag

Cor: wij willen wij ons aansluiten bij Koornetwerk: zij verstrekken erg veel waardevolle informatie in deze coronatijd.

Informatie van Koornetwerk kan doorgestuurd worden aan de leden via de Nieuwsbrief.

Marja: in de Nieuwsbrief informatie over de WBTR.

Ronald: gaat kort in op de WBTR, die op 1 juli in werking treedt. Het is van belang om als koorbestuur een besluit te nemen DAT je de statuten gaat aanpassen, daarna heb je 5 jaar om noodzakelijke aanpassingen in de statuten aan te brengen. Het aanbevolen WBTR-stappenplan kost € 240,00. Ronald zal nagaan of er kortingen zijn voor AKF-leden. Ook of bundeling bij de notaris mogelijk is.

Martijn: heeft geen op- of aanmerking voor deze vergadering.

Lenie: niets te zeggen, prima vergadering.

Evert: was een leuke vergadering, en heeft gedurende de vergadering telefonisch geïnformeerd bij verschillende mensen over een webmaster. We horen nog.

Ronald: de Culturele Pleinmarkt is verschoven naar 11 september 2021.

Cor: wij proberen toch weer een muziekfeest te organiseren in samenwerking met de Apeldoornse Muziek Federatie (is begroot).

Fried: geeft een pleidooi op hoe je je vereniging kunt promoten: vooral de media zoeken, meedoen aan b.v. De Club van het jaar. Muziektheater Apeldoorn heeft hier erg aan gewerkt, met resultaat dat er leden bij zijn gekomen, ondanks de corona. Het oefenen van de jeugd ging gewoon door op verschillende buitenplaatsen, bijvoorbeeld onder de luifel van Orpheus, het publiek heeft vanaf de balkons genoten van deze sessies. Zo zijn er meer plekken waar je kunt oefenen in de buitenlucht, als de leden dat maar willen en kunnen.

  1. Sluiting

Ronald sluit de vergadering. De eerste jaarvergadering via Zoom is goed bevallen. Hij vond het een plezierige en gezellige vergadering, de rest van het bestuur ook hoor, en wil iedereen hartelijk bedanken voor hun aanwezigheid.

Actiepunten voor het bestuur:

  1. Ronald zal een e-mailadres aanmaken voor het bestuur.
  2. Fried maakt de Nieuwsbrieven.
  3. Cor zal een abonnement aanvragen bij Koornetwerk.
  4. Ronald zal een bericht maken over de WBTR.

Bijlage B 

Jaarrekening 2021 AKF

Begroting 2022

 

begroot 2021

realisatie 2021

 

Baten

 

 

 

Gemeente Subsidie

€ 1.000,00

€ 1.000,00

€ 1.000,00

Contributies leden

€ 1.200,00

0,00

€ 1.200,00

ontvangen rente

€ 0,00

0,00

€ 0,00

Totale baten

€ 2.200,00

€ 1.000,00

€ 2.200,00

 

 

 

 

Lasten

 

 

 

Bureaukosten

 € 500,00

€ 98,50

 € 500,00

Ledenvergadering

€ 250,00

€ 0,00

 € 250,00

Workshops

€ 500,00

€ 0,00

€ 500,00

e-herkenning

 € 0,00

€ 108,72

€ 0,00

Representatie

€ 500,00

€ 50,00

€ 500,00

Website

 € 500,00

€ 111,32

€ 500,00

Culturele Pleinmarkt

€ 150,00

€ 0,00

€ 150,00

Bankkosten

€ 150,00

€ 121,75

€ 150,00

Reservering noodfonds

€ 2.500,00

€ 0,00

€ 2.500,00

Totale lasten

€ 5.050,00

€ 490,29

€ 5.050,00

 

 

 

 

Baten minus Lasten

- € 2.850,00

€ 509,71

-€ 2.850,00

 

 

 

 

Balans per 31 december 2021

 

ING bank

 

€ 506,31

 

ING spaarbank

 

€ 12.500,00

 

Crediteuren

 

- € 333,72

 

Eigen vermogen

 

€ 12.672,59

 

 

Toelichting op de financiële jaarcijfers

  • We hebben een aantal bestuursoverleggen gehad. En het bestuur is ook bij Amateurkunst Apeldoorn aangeschoven.
  • De kosten hebben te maken met het in stand houden van de website, wat bureaukosten en de bankkosten. Daarnaast is er begroot voor eventuele aanvragen voor noodsituaties van de aangesloten koren. Deze reserve heeft als doel om aangesloten koren die door Covid in financiële problemen zijn geraakt op aanvraag te ondersteunen. In 2021 is hiervan overigens geen gebruik gemaakt.
  • We gaan er vooralsnog vanuit dat ook in 2022 geen Groot Apeldoorns Muziekfeest georganiseerd zal worden.

 


Bijlage C

“ Apeldoornse Koren Federatie ” Beleidsplan/werkplan/actieplan voor het jaar2019

Dit document is bestemd voor bespreking tijdens de jaarvergadering van de AKF op zaterdag 11 mei 2019.
Het is de bedoeling dat u dit document kritisch doorleest en uw commentaar tevoren via een mailtje aan Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Uw commentaar stellen wij erg op prijs omdat wij de AKF graag zo willen besturen dat u als aangesloten zangkoor baat heeft bij uw lidmaatschap.
Vertel ons dus wat uw wensen zijn!

Nr

Onderwerp

Doel / voornemen

Met welke middelen gaan wij ons doel bereiken?

Hoe gaan wij de middelen uitwerken en inzetten? En wie is met de uitvoering belast?

1a

Doel 1

De AKF is in heel Apeldoorn bekend als promotor van de koormuziek.

Onze zangkoren ondersteunen de doelstelling en dragen die actief uit.

Het federatiebestuur benut alle middelen om de doelstelling in wijde kring uit te dragen.
De leden van het federatiebestuur brengen daartoe hun netwerken in en laten zich zo nodig bijstaan door adviseurs en/of door het bestuur benoemde commissies.

1b

Doel 2

De AKF biedt service aan de aangesloten zangkoren.

Inventariseren van de wensen van de leden, steeds luisteren.

Verbeteringen aanbrengen waar dat nuttig en mogelijk is.

1c

Doel 3

De AKF vormt het contactpunt tussen de gezamenlijke leden en de gemeente Apeldoorn.

Het bestuur neemt deel aan bestaande overlegvormen.

Wij zorgen voor plezierig contact, voeren overleg met koren, met culturele instellingen en met het gemeentebestuur.
Agendasetting bij gesprekken.

Bij de Gemeente opkomen voor de belangen van bij de AKF aangesloten zangkoren.

2

Leden

De Korenfederatie telt voldoende leden.
De leden zijn met plezier lid van de AKF. De leden hebben baat bij het lidmaatschap. De leden komen graag naar de jaarvergadering.

De leden betalen hun contributie op tijd.

Ledenbeleid.

De AKF-folder updaten en verspreiden tijdens aanwezigheid bij de culturele plein markt en bij aanverwante evenementen.
De website zo inrichten dat het beleid inzichtelijk is en dat de doelstellingen duidelijk zijn.

Ledenwerving.

De AKF-website aantrekkelijk inrichten voor nog niet aangesloten zangkoren.
In de gaten houden of er nieuwe koren in de gemeente bijkomen en deze actief wijzen op de mogelijkheden en de voordelen van het AKF- lidmaatschap.

Ledenintroductie.

Nieuwe leden verwelkomen, bezoeken, een introductie verzorgen, statuten en HHR verstrekken; hen een plaats geven op de website en foto’s in galerij opnemen.

Ledenbehoud.

De leden regelmatig informeren zowel via de website als via het Federatienieuws.
Hen wijzen op de voordelen van het AKF- lidmaatschap. Hun wensen inventariseren, steeds luisteren en verbeteringen aanbrengen waar dat nuttig en mogelijk is.

Klachten serieus nemen.

3

Begunstigers

Begunstigers steunen de vereniging financieel.

Werven van begunstigers.

In uitingen naar buiten kenbaar maken dat de Federatie begunstigers kent.
Duidelijk maken hoe een begunstiger zich kan aanmelden.

Informatie op de website.

4

Bestuur en organisatie

Het bestuur bestuurt de vereniging,
roept vergaderingen uit, stelt commissies in, benoemt en ontslaat leden van commissies.

Voorzitter

Leidt de vergaderingen.
Onderhoudt het contact met de leden. Onderhoudt contact met de Gemeente.

Secretaris

Notuleert bestuursvergaderingen en de jaarvergadering.
Voert de correspondentie.
Beheert het verenigingsarchief.

Maakt secretarieel jaarverslag. Voert ledenadministratie. Inschrijving bij de Kamer van Koophandel.

Penningmeester

Voert de financiële administratie. Stelt de begroting op.
Maakt financieel jaarverslag. Zorgt voor de inning van de contributies.

Betaalt de debiteuren.
Heeft volmacht voor de bank.
Houdt contact met de belastingdienst. Vraagt subsidie van de gemeente.

Bestuurslid 1

Is contactpersoon voor commissie 1

Bestuurslid 2

Is contactpersoon voor commissie 2

5a

Commissie 1

Commissie voert bepaalde taken uit ter bepaalde bestuurstaken uit.

Commissie 1 Evenementencommissie

De evenementencommissie draagt zorg voor de organisatie van grote evenementen, zoals het Muziekfeest.

5b

   

Commissie 2 Webmaster

De webmaster draagt zorg voor de inrichting van de website en voor plaatsing van door bestuur en leden verstrekte informatie.

6

Algemene vergadering

De leden komen jaarlijks bijeen in de jaarvergadering, bestaande uit maximaal twee afgevaardigden per aangesloten zangkoor.

Het bestuur roept de AV bijeen.
De voorzitter leidt de AV.

De jaarvergadering wordt in beginsel vóór 1 april gehouden.
In de AV komen aan de orde:
• het jaarverslag

• het financieel verslag
• benoemingen van bestuur en kascommissie
• vaststelling jaarlijkse contributiebedrag

7a

Website 1

De website geeft informatie aan de aangesloten leden.

De website bevat een speciaal voor leden bestemd deel.

Informatie die relevant is voor de bij de AKF aangesloten zangkoren.

7b

Website 2

De website geeft informatie aan het publiek.
De website bevat een evenementenagenda

Belangstelling opwekken voor de koorzang in het algemeen.
Informatie verstrekken over de aangesloten koren zodat iemand een passend koor kan kiezen.

De leden verschaffen informatie over hun vereniging die door de webmaster op de website wordt geplaatst.
De leden verschaffen informatie over voorgenomen uitvoeringen die door de webmaster op de website wordt geplaatst zodat belangstellenden een uitvoering kunnen bijwonen.

8

Korengids

De korengids geeft een overzichtelijk aanbod van zangkoren in Apeldoorn.

De website zodanig inrichten dat iedereen een korengids zelf kan printen. Korengids drukken vinden wij achterhaald.

Wij richten de website zodanig in dat relevante informatie van elk bij de AKF aangesloten zangkoor eenvoudig kan worden geprint.

9

Samenwerking

Zingen en musiceren vormen een harmonie.

Samen werken met de Apeldoornse Muziekfederatie.

Wij streven naar een periodieke uitvoering waarin koren en muziekgezelschappen samen oefenen en tot een uitvoering komen.

Opgesteld door Ronald Berkhoff (stand zondag 7 april 2019)

Het beleidsplan is langer geldig en zal in 2022 worden bijgewerkt zoals dat in de ledenvergadering 2022 zal worden besloten.